Bygg et ressursbibliotek som folk faktisk finner fram i

Et ressursbibliotek blir ikke nyttig bare fordi dokumentene ligger samlet. Det blir nyttig når folk faktisk vet hvor de skal lete, hva som er siste versjon, og hvilke dokumenter som er laget for hvilke situasjoner.

Start med innganger, ikke mapper

Mange bygger bibliotek fra innsiden og ut, med mange mapper og undermapper. En bedre start er å tenke på hvilke innganger folk trenger:

• styremøter
• økonomi
• frivilligoppfølging
• policy og styringsdokumenter
• kontakt og kommunikasjon

Da finner folk raskere fram ut fra oppgaven de står i.

Hold navngivningen jevn

Et bibliotek blir fort rotete hvis hver fil får sin egen logikk. Derfor er det lurt å bruke faste mønstre for:

• filnavn
• datoformat
• status eller versjon
• hvem som eier dokumentet

Dette er små grep som gir stor effekt når biblioteket vokser.

Ikke lagre alt som like viktig

Noen dokumenter brukes ofte, andre er referanse. Noen er aktive, andre er historiske. Hvis alt ligger i samme flate struktur, blir det vanskeligere å vite hva som faktisk skal brukes nå.

Skill derfor gjerne mellom:

Dette gjør biblioteket roligere å navigere i.

Hvis du vil starte med riktig dokumentutvalg først, les hvilke adminmaler en liten organisasjon bor ha forst . Hvis du vil binde ressursene sammen i mer brukbare grupper, passer samle styre okonomi og drift i smale verktoypakker som neste steg.

Når bibliotek, rutiner og oppfølging skal fungere bedre i samme flyt, kan du gå videre til ReAI .